По мере роста компании увеличивается не только число клиентов и сотрудников. Становится больше документов, отчётов, платежей, кадровых операций и задач, которые приходится контролировать ежедневно. Если разные процессы ведутся в отдельных программах и таблицах, сотрудникам приходится повторно вводить данные и тратить время на сверку информации.
Компания Ф1 групп занимается внедрением и сопровождением продуктов СБИС для малого и среднего бизнеса помогая объединять отдельные рабочие процессы в общей цифровой среде. Выбор конкретных сервисов зависит от деятельности организации: небольшой торговой точке и бухгалтерской компании нужен разный набор инструментов.
Какие процессы можно автоматизировать
Автоматизация не означает, что программа полностью заменяет сотрудников. Её задача — сократить количество однотипных ручных операций и сделать данные доступными тем специалистам, которым они нужны для работы.
Решения СБИС применяются для разных направлений:
- подготовки и отправки электронной отчётности;
- обмена документами с контрагентами;
- бухгалтерского и управленческого учёта;
- кадрового электронного документооборота;
- работы с электронными подписями;
- ведения клиентской базы и процессов продаж;
- автоматизации онлайн-касс, магазинов и сферы услуг;
- работы с закупками и торгами.
Для небольшого бизнеса особенно важно автоматизировать не всё сразу, а те операции, которые регулярно занимают время и создают риск ошибок.
Почему одного подключения программы недостаточно
Перед внедрением необходимо разобраться, как устроена работа самой организации. Например, при переходе на электронный документооборот важно определить, кто создаёт документ, кто его согласовывает и подписывает, а также какие права доступа нужны сотрудникам.
Похожий подход используется при подключении касс, бухгалтерии или кадровых сервисов. Сначала определяется рабочая схема, затем настраиваются пользователи, права, справочники и обмен данными.
Если просто подключить новый сервис без настройки процессов, часть операций может остаться в старых таблицах и программах. В результате вместо упрощения работы появится ещё один инструмент, который сотрудникам придётся контролировать отдельно.
Что даёт единая система
При использовании связанных решений сведения не требуется каждый раз переносить вручную из одного источника в другой. Документы, данные о сотрудниках, клиентах или операциях могут использоваться в нескольких рабочих процессах.
Для компании это помогает:
- уменьшить количество повторного ввода информации;
- быстрее находить необходимые документы;
- разделить права сотрудников;
- контролировать состояние отдельных процессов;
- сократить число разрозненных рабочих файлов.
Ценность автоматизации становится заметна тогда, когда она упрощает конкретную ежедневную работу, а не просто увеличивает количество используемых программ.
Зачем требуется сопровождение
После внедрения система продолжает меняться вместе с бизнесом. Появляются новые сотрудники, кассы, организации, направления работы и требования к электронным документам. Пользователям также периодически требуется помощь с настройками и нестандартными ситуациями.
Сопровождение может включать консультации, техническую настройку, помощь в работе с отчётностью и электронным документооборотом, подключение нового оборудования и решение возникающих технических вопросов.
Как понять, с чего начинать автоматизацию
Сначала полезно составить список операций, которые сотрудники регулярно выполняют вручную. Затем оценивается, сколько времени они занимают и где чаще возникают задержки или ошибки.
Для одной организации первым шагом станет электронный документооборот, для другой — кассовая система или бухгалтерский учёт. Компании с большим количеством сотрудников могут начать с кадровых процессов, а отделу продаж может быть важнее единая база клиентов.
Заключение
Автоматизация малого и среднего бизнеса имеет смысл, когда технология решает понятную практическую задачу. Продукты СБИС позволяют работать с отчётностью, документами, учётом, персоналом, продажами и кассовыми операциями в цифровом формате. Грамотное внедрение начинается с анализа процессов, а сопровождение помогает сохранять систему рабочей по мере изменений внутри компании.